Manejo del tiempo – GTD

GTD son las siglas en inglés para Getting Things Done (haciendo cosas). Es una estrategia de productividad desarrollada por David Allen.

La estrategia se basa en eliminar toda la información que está dando vueltas en nuestra mente de manera de tener “espacio” para utilizar en el desarrollo de una actividad. 

Según Allen se pasa más tiempo pensando en las actividades que se deben realizar que en realmente llevarlas a cabo: la información que se apila en la mente provoca estrés, sentimientos abrumadores e incertidumbre.

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De esta forma, una vez que todas las ideas están fuera de la mente se pueden organizar de manera de poder enfocarse en las tareas correctas en el momento adecuado. 

Cuando el Sistema funciona correctamente, deja de preocupase por “¿Qué me estoy olvidando? Y comience a pensar “¿En qué voy a trabajar hoy?”.

Esta estrategia es para ud si:

  • Se siente abrumado por la cantidad de tareas que tiene que realizar;
  • Se preocupa constantemente de las cosas que se olvida;
  • Cumple múltiples roles (tanto en lo personal como en lo profesional)
  • Comienza muchos proyectos pero no logra finalizar ninguno
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En simples pasos...

PASO 1: CAPTURAR.

Capturar todo lo que pase por nuestra mente, sea pequeño o grande. Escribirlo en post-it o en alguna app a manera de “mesa de entrada”.

Para que la estrategia funcione hay que agregar todas la tareas, eventos, idea, proyectos, recomendaciones de webs, etc en un papel- sacarlo de la memoria del cerebro.

La mesa de entrada debe servir para recolectar el caos de pensamientos y sacarlos del cerebro hasta tener tiempo de organizarlos correctamente.

PASO 2: CLARIFICAR.

Procesar todo lo que se capture en pasos claros y concretos. Hay que decidir si esto es un proyecto, una acción o una referencia para un uso posterior.

PASO 3: ORGANIZAR.

Agrupar las tareas en el lugar adecuado en el calendario, delegar proyectos, archivar referencias, etc.

  • Si se puede realizar en menos de 2min, hacerlo. Por ejemplo, mandar un mail, hacer un llamado breve, ordenar algo.
  • Si puede ser delegado, hágalo.
  • Si es una referencia a la que deberá volver en un futuro (p.e. un artículo interesante, un nuevo contacto, etc) archivarlo en un proyecto por separado.
  • Si la acción debe concretarse en una fecha dada, agendarlo.
  • Si la acción ya no es necesaria, eliminarla.
  • Si la acción require mas de una etapa, crear un Proyecto nuevo en el que se engloben todos los subproyectos relacionados.

PASO 4: REVISAR.

Frecuentemente revisar, poner a punto y revisar las listas. Se pueden hacer revisiones sencillas diarias y globales semanales.

 

PASO 5: COMPROMETERSE.

Ponerse a trabajar en las tareas que realmente deben realizarse de manera conciente, sin perder tiempo en aquellas que no se lograrán completar.

La clave en cualquier herramienta de manejo del tiempo es que sea sencillo de usar de manera que invite a usarla frecuentemente; debe ser versátil para poner incluir muchos proyectos pero al mismo tiempo sencilla para no malgastar energía en ponerla a punto.

¿Quiere saber más? Escuche esta entrevista a Dave Allen.

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