Manejo del tiempo – Matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower es una herramienta sencilla para lograr enfocarse en las tareas a corto y largo plazo de una manera efectiva. Fue desarrollada por el General D.D. Eisenhower  en respuesta a el Principio de Pareto.

Veamos de qué se trata y cómo ayuda a aumentar la productividad.

La matriz permite clasificar las tareas de acuerdi a el nivel de importancia (importante vs sin importancia) y a la celeridad con que deben llevarse a cabo las actividades (Irgente vs no urgente). Esto determina que se trabaje sobre 4 cuadrantes.

La matriz de Eisenhower permite visualizar todas las tareas a realizar, las cuales serán clasificadas en alguno de los 4 cuadrantes:​

1)    Urgente e Importante. Son tareas que deben completarse de manera inmediata, requieren acción rápida ya que su no compleción trae consecuencias. Estas tareas son inevitables, aunque siempre hay cosas fuera de nuestro control.

El problema llega cuando hay demasiadas tareas en este cuadrante, que puede llegar a un aumento del estrés, síndrome de Burn out, y el sentimiento de que todo está fuera de control. Realizar estas actividades durante todo el dia es agotador, malgasta la pasión por el trabajo y hace más probable enviar las actividades al cuadrante 4.

 

 

 

 

2)    No urgente pero importante: Estas son actividades relacionadas con objetivos a largo plazo, objetivos relacionados con el crecimiento personal, de habilidades y de energía. Este cuadrante permite planificar sin prisa.

Por ejemplo: Realizar un curso de capacitación, comenzar a hacer algún deporte, visitar algún amigo.

3)    Urgente pero no importante. Estos proyectos son los que consumen mucho tiempo, en general son requeridos por alguien más y no corresponden a expectativas propias. Pasar mucho tiempo en este cuadrante lleva a la sensación de estar cumplimentando las necesidades de otro y no las propias, la falta de control sobre las necesidades propias. Intenta delegar la mayor cantidad de estas tareas, y si no puedes delegar intenta esto: elimina las notificaciones de tu teléfono mientras trabajas; se claro con el resto sobre cuánto tiempo puedes dedicar a una tarea; negocia con tu jefe la carga de trabajo; practica decir que NO.

4)    No urgente y no importante. Estas actividades deberían eliminarse, no contribuyen a tu progreso, pueden tomar mucho tiempo y dejan sensación de hacer nada. No hay que confundir con actividades de esparcimiento o hobbies que son muy necesarias (y más en estos tiempos) se hacen con pasión y con conciencia. Este cuadrante se refiere a aquellas actividades que se utilizan como distractores de los problemas.

Algunos consejos para manejar mejor el tiempo
time, time management, stopwatch

Hacer listas de pendientes. Esto libera a la mente de tener que memorizar todas las tareas. Y además, es una manera visual de ver qué falta por hacer.

Establecer un máximo de tareas para cada cuadrante, por ejemplo, 8.

Pensar qué hacer primero – se recomienda comenzar con la tarea más difícil o menos placentera.

Planificar en la tarde y hacer por la mañana. Pensar en las tareas pendientes a la mañana puede dar la sensación de pérdida de control.

Eliminar las distracciones, no dejar que otros establezcan cuáles son tus prioridades. Utiliza auriculares para bloquear sonidos externos. En la oficina, utiliza alguna señal para evitar que otros te interrumpan.

Lleva cuenta de las tareas que delegas a otros via email o archivos compartidos.

Trata de no demorar las actividades programables. Si algo puede hacerse hoy, házlo!

Youtube video
https://www.youtube.com/watch?v=QMf5m9FugJc

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